Procédure de réclamation

Conformément à l’article 15 des Statuts de l’Association, le Comité exécutif du SCC établit le processus de gestion des griefs suivant, y compris la création du Comité de gestion des griefs, pour le Conseil de durabilité du béton.

1. Objectifs
2. Réclamations potentielles
3. Domaines de réclamation
4. Résolution informelles
5. Exigences de remplissage
6. Comité de gestion des réclamations
7. Conflict d’intérêt
8. Dépôt et évaluation de la recevabilité du grief
9. Examen formel du grief
10.Recours au GMC contre une décision du Comité Exécutif
11.Décision formelle du grief
12.Recours contre une décision
13.Transparence
14.Confidentialité
15.Coûts

1. Objectifs

Le processus de gestion des griefs du CSC vise à fournir :

• un point focal clair pour les doléances soulevées par les membres du SCC et les parties prenantes formellement impliquées dans l’Association (1);
• un processus et une médiation transparents et impartiaux pour traiter les réclamations, dans le respect des informations sensibles;
• un arbitrage crédible, efficace et orienté solution.

2. Plaignants potentiels

Le processus de gestion des griefs est ouvert uniquement aux:

• les membres de l’Association;
• les utilisateurs du système de certification, et
• les parties prenantes formellement impliquées dans l’Association (1).

3. Domaines de grief

Le processus de gestion des griefs ne s’applique qu’aux griefs entre:
• Le CSC et
• Membres de l’Association; ou
• parties prenantes formellement impliquées; ou
• Utilisateurs du Système de Certification.

Pour que ce processus de gestion des griefs s’applique, un grief doit être directement lié aux processus expliqués dans un ou plusieurs des documents suivants du SCC:
• Statuts;
• Règlements et mandats;
• Conditions d’adhésion et application et politiques connexes;
• Les manuels du CSc et leurs procédures de révision;
• L’adaptation locale du Manuel du CSC

Tout grief en dehors du champ d’application des processus expliqués dans les documents ci-dessus, ou n’impliquant pas les parties énumérées ci-dessus, ne sera pas pris en compte par ce processus de gestion des griefs.

Les membres du CSC sont censés avoir leurs propres mécanismes de règlement des griefs pour résoudre les griefs qui ne relèvent pas des domaines de griefs traités par le processus de gestion des griefs du SCC

4. Résolution informelle

Le CSC encourage ses membres et parties prenantes à rechercher, avant d’invoquer le processus de gestion des griefs, un règlement à l’amiable de tout grief directement avec la personne, l’entité ou l’organe de l’Association dont l’action ou la décision fait l’objet du grief.

5. Conditions de dépôt

Conformément à l’article 15 des statuts, la présentation d’un grief doit

• être soumis par écrit à l’adresse e-mail suivante: ici
• être déposé au Secrétariat de l’Association; et
• documenter la nature du grief.
Le grief écrit doit également inclure les coordonnées pertinentes pour l’envoi de notifications et d’informations concernant le processus de gestion des griefs, ainsi que toute information pertinente sur une tentative antérieure de résolution informelle du grief

6. Comité de gestion des réclamations

Rôle : Le comité de gestion des griefs (GMC) sert de:

l’organe gérant le processus de règlement des griefs et préparant les résolutions relatives aux griefs pour les décisions du Comité exécutif du SCC (ExCo);

l’organe de révision et de prise de décision si le Comité exécutif est l’une des parties impliquées dans un processus de règlement des griefs.

Composition : Le GMC est composé du président du CSC, du président du comité technique du CSC et d’un représentant d’un opérateur de réseau régional (RSO) nommé par le comité exécutif (ExCo) pour quatre ans, parmi une liste de membres volontaires du RSO ExCo. Le Président de l’Association appelle les membres volontaires en temps opportun.

Prise de décision : le GMC prendra ses décisions par consensus (absence d’opposition soutenue).

7. Conflit d’intérêts

Un membre du comité de gestion des griefs et du comité exécutif ne doit pas participer à la discussion et à la prise de décision relatives à un grief dans lequel ce membre est directement impliqué.

Dans le cas où un membre du comité de gestion des griefs ou du comité exécutif a un conflit d’intérêts potentiel ou réel en participant au processus de gestion des griefs, ce membre doit informer le comité exécutif par l’intermédiaire du président de l’association dès qu’il en prend connaissance. ce conflit d’intérêts. Si un conflit d’intérêts concerne un membre du GMC, l’ExCo doit nommer un remplaçant temporaire pour le processus de gestion des griefs respectif.

8. Dépôt et appréciation de la recevabilité de la réclamation

a. Dès réception d’un grief déposé conformément à l’article 15 des statuts, le secrétariat de l’association doit, dans les 15 jours, informer les parties nommées dans le grief de son dépôt auprès de l’association et leur fournir, ainsi qu’à tous les membres du GMC, des copies de les documents déposés par le plaignant.

b. Le GMC examinera la recevabilité du grief dans les 30 jours et fournira une recommandation à l’ExCo concernant la recevabilité.

c. Le CoEx doit conclure sur la recevabilité du grief lors de sa réunion régulière suivante. Si l’ExCo lui-même est partie au grief, la décision finale de sa recevabilité est prise par le GMC.

d. Le Secrétariat de l’Association notifiera aux parties au grief dans les 15 jours suivant la décision de recevabilité si le grief est formellement examiné ou rejeté.

e. Si le grief est jugé non recevable, alors la procédure n’est pas poussée plus loin.

9. Examen formel du grief

a. Si le grief a été formellement examiné, les parties disposent de 60 jours pour déposer des observations écrites (supplémentaires) à l’appui de leur point de vue.

10. Décision formelle du grief

a. Le GMC fournira une recommandation finale concernant le grief à l’ExCo dans les 30 jours suivant l’expiration du délai pour déposer des observations écrites (supplémentaires). La recommandation peut inclure un plan d’action dans le but d’atteindre un équilibre des intérêts.

b. Le CoEx conclura le grief au plus tard lors de sa réunion régulière suivante. Si l’ExCo lui-même est partie au grief, la décision finale concernant le grief sera prise par le GMC.

c. Le Secrétariat de l’Association notifiera la décision aux parties dans les 15 jours suivant la décision.

11. Recours contre une décision

Si une partie au grief n’est pas satisfaite de la décision, elle peut, dans les 30 jours de la réception de l’avis de la décision, en appeler de la décision.

La procédure d’appel d’une décision est décrite par analogie avec les articles 8, 9 et 10 du présent document.

La décision formelle sur un appel est définitive et le processus n’est pas poursuivi, c’est-à-dire qu’aucun appel contre cette décision n’est possible. »

12. Délais de notification

Les délais font référence au nombre de jours après la réception du document établi à l’étape précédente. Les documents sont considérés comme reçus s’ils sont envoyés par courriel à l’adresse fournie à l’Association comme adresse de contact du membre ou de la partie en question, dans le grief écrit ou dans la réponse écrite au grief : le jour ouvrable suivant le jour où les documents ont été envoyés par mail.

13. Transparence

Afin d’assurer la responsabilité et la transparence, les résultats de tout processus de gestion des griefs doivent être communiqués aux membres de l’Association dans les 30 jours suivant la décision.

14. Confidentialité

Les membres du Comité exécutif et du GMC impliqués dans un processus de gestion des griefs sont tenus de garder confidentielles toutes les informations fournies par les parties dans le cadre du processus de gestion des griefs.

15. Frais

Chaque partie assumera ses propres frais de participation à un processus de gestion des griefs. Les frais directs encourus par le CSC pour la gestion d’un grief sont répartis et attribués aux parties impliquées dans le grief et remboursés au CSC.

(1) Les parties prenantes formellement impliquées dans l’Association sont : les non-membres du CSC qui sont membres d’un des Comités du CSC, y compris le Comité Consultatif, ou les experts impliqués dans la révision du système.

Genève, le 31 mars 2021